Tata naskah dinas mengacu pada pedoman atau aturan dalam penulisan surat atau dokumen resmi di lingkungan dinas atau instansi pemerintah. Tata naskah dinas memiliki tujuan untuk menjaga konsistensi, keseragaman, dan profesionalisme dalam komunikasi tertulis antara berbagai departemen, lembaga, atau entitas pemerintah. Berikut beberapa poin penting dalam tata naskah dinas:

Bagian Penerimaan Surat:

Nomor dan tanggal surat: Letakkan di bagian atas surat.
Alamat penerima: Sertakan alamat lengkap penerima surat.
Perihal: Jelaskan secara singkat mengenai isi surat.
Salutation (Pembuka Surat):

Gunakan kalimat pembuka yang sopan seperti “Dengan hormat,” atau “Salam sejahtera,”.
Isi Surat:

Hindari penggunaan bahasa yang informal atau tidak pantas.
Gunakan bahasa yang jelas, singkat, dan padat untuk menyampaikan informasi.
Sertakan data atau fakta yang relevan untuk mendukung isi surat.
Gunakan paragraf terpisah untuk setiap poin penting.
Penutup Surat:

Gunakan ungkapan penutup yang sopan seperti “Hormat saya,” atau “Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya,”.
Tanda Tangan dan Nama:

Sertakan tanda tangan fisik atau digital atas nama penulis atau pimpinan instansi.
Tuliskan nama lengkap dan jabatan dengan jelas di bawah tanda tangan.
Lampiran:

Jika ada lampiran, sebutkan jumlah lampiran dan jenisnya dalam surat.
Sertakan daftar lampiran jika diperlukan.
Nomor Urut Surat:

Nomor surat harus konsisten dan sesuai dengan sistem nomorasi yang berlaku di instansi tersebut.
Bahasa dan Format:

Gunakan bahasa resmi dan baku.
Gunakan font dan format yang seragam, seperti ukuran font, spasi, dan tata letak.
Kop Surat:

Gunakan kop surat yang mengidentifikasi instansi atau departemen yang menerbitkan surat.
Keterangan Pengiriman:

Sertakan keterangan mengenai pengiriman surat, seperti apakah surat dikirim melalui pos, email, atau secara langsung.
Penting untuk selalu merujuk pada pedoman resmi yang berlaku di instansi atau lembaga masing-masing, karena tata naskah dinas bisa bervariasi tergantung pada kebijakan dan kebutuhan setiap entitas.